קיצור זמנים והגדלת ודאות בקידום וניהול הליכי רישוי. כדי לשלוט בתהליכים ולקבל החלטות בפרויקטי נדל״ן צריכים ודאות. תחום הסטטוטוריקה והרישוי כלומר טיפול באישור תב"ע, הוצאת היתרי בניה ואישורי אכלוס נחשב לכזה שמגדיל את חוסר הוודאות בפרויקט.
הסיבות לכך הינן:
- ריבוי גורמים מאשרים – מעל 20 גורמים מעורבים באישור היתר. על מנת להוציא היתר בניה יש להתנהל מול כולם במקביל. בין הגורמים נכללים מחלקות עירוניות, גורמים ארציים ויועצים חיצוניים. לכל אחד מהגורמים דרישות שונות למתן אישור (מבחינת מסמכים שיש להגיש או אישורים שיש להציג) ולו"ז משל עצמו. חלקם מתנים את מתן האישור בקבלת אישור של גורם אחר.
- חוסר אחידות – אחת ממטרות תיקון 101 לחוק תכנון ובניה, התיקון שהביא אל חיינו את מערכת רישוי זמין, פטורים מהיתר ועוד, הייתה ליצור אחידות בהליכי הרישוי. תהליך הוצאת היתר בניה במטולה אמור להיות זהה להוצאת היתר בניה באילת. אולם, מאז שהתיקון נכנס לתוקף, כל אחת מ 133 הוועדות המקומיות בארץ, מצאה דרך אחרת לעבוד עם המערכת (שלא לדבר על עיריית תל אביב שבנתה לעצמה מערכת מקוונת משל עצמה). בנוסף הרשויות החלו לנסח הנחיות מרחביות ומסמכי מדיניות שאף מגבירים את השונות בתהליכי ובדרישות הרישוי.
- חוסר מחויבות ללוחות זמנים – לפי תיקון 101 לחוק היתר בניה אמור לצאת תוך 90 ימי עבודה כשמדובר בבקשה ללא שימושים חורגים והקלות ו 120 יום לבקשות הכוללות שימושים חורגים והקלות. לאור העובדה שהממוצע הארצי להוצאת היתרים עומד על שנתיים, מיותר לציין כי רק במקרים מעטים מצליחים לעמוד בלוח הזמנים הקבוע בחוק.
- זמינות ומשאבים מוגבלים של הוועדות – הזמינות של ועדות ושל הגורמים המאשרים מוגבלת. הם מקבלים קהל בשעות קבלת קהל ועונים לטלפון בשעות מענה טלפוני. בתקופת הקורונה הזמינות הפכה אף מוגבלת יותר ונשארה כך עד היום.
- תכנון שאינו תואם סטטוטוריקה – בקשה להיתר הכוללת הקלות ו/או שימושים חורגים מגבירה את חוסר הודאות מכיוון שהן פתוחות להתנגדויות, נדונות בוועדות משנה או בדיונים מיוחדים שמתקיימים בתכיפות קטנה יותר, שהוועדה עלולה לא לאשר אותן או לאשר אותן בשינויים כאלה ואחרים.
- תקשורת לא מקצועית – כמו בכל תחום גם ברישוי יש טרמינולוגיה שיש לשלוט בה. צריך לדעת איך לשאול ולתאם, את מי לשאול ולמי יש את הסמכות לקבל החלטה שלפיה ניתן לפעול. הרבה פעמים אנשים פשוט לא פונים לבעלי התפקידים הנכונים ומבזבזים זמן מיותר בהמתנה לתשובה שלא תספק או לחילופין מסתמכים על מסמכים לא רלוונטיים מה שעלול להסיט את התהליך מהמסלול הנכון ביותר עבורו.
- חוסר הבנה של תהליכים והליכים – לא תמיד ברור מהו ההליך הנכון שיאפשר את ביצוע העבודה הנדרשת.
אז איך ליצור וודאות בתחום כל כך לא וודאי?
ראשית חשוב להבין שרישוי הוא במהותו :
- מובנה – כלומר ניתן לפתח מתודולוגיה כדי לנהל אותו.
- תהליכי – כלומר יש לו התחלה אמצע וסוף.
- ממוסמך – כלומר כל פעולה- אישור/ סירוב/ אישור בתנאים, מגובה במסמך. בין עם מדובר בחוק, התראה, החלטה, סיכום וכיו"ב.
שנית, מפתחים כלים ושיטות עבודה לניהול תהליכי אישור תב"ע, קבלת היתרי בניה, ואישורי אכלוס שיפחיתו את חוסר הוודאות שרישוי הפרויקט יוצר:
- מתודולוגית ניהול – עבודה מתודולוגית מגבירה לעין שיעור את הוודאות בפרויקט. מתודולוגית העבודה שלנו מתבססת על לימוד >> תכנון >> תיאום >> בקרה. כל פרויקט מתחיל במיפוי ולימוד של הסטטוטוריקה והרישוי הרלוונטיים וממשיך לתכנון תיאום ובקרה. לאורך כל הפרויקט השלבים חוזרים על עצמם עד לסיומו המוצלח באישור התב"ע,קבלת היתר הבניה ואישור אכלוס.
- פיתוח כלים – פיתוח כלים לניהול התהליך ולדיווח, המשקפים את המטרות, האילוצים וסדרי העדיפויות בפרויקט שמשתנים מפרויקט לפרויקט. לדוגמא ישנם פרויקטים שדורשים להתמקד בפן המשימתי לעומת פרויקטים שדורשים להתמקד בפן התהליכי.
- תקשורת – יצירת תקשורת מקצועית עם הרשות, המבוססת על הליכים, שקיפות ותיעוד.
- בניית אסטרטגיית רישוי – הדרך הנכונה ביותר להתאים בין המטרות המגבלות וסדר העדיפות של הפרויקט הוא לעבוד בצורה אסטרטגית. הניסיון שלנו מראה שכדי להגיע לתוצאה הרצויה נדרש שילוב של הליכים או תאומים מול הרשות. ברגע שמנסחים תכנית פעולה לכלל הליכי הרישוי, קובעים מטרות, טווחי זמן ועקרונות פעולה מגדילים את הוודאות ביחס להשגת המטרות היזמיות והאדריכליות של הפרויקט.
לסיכום: קיצור זמנים והגדלת וודאות בקידום וניהול הליכי רישוי
ניתן להגדיל ודאות בפרויקט ע"י:
- שליטה בהקשר התהליכי והסטטוטורי החל על הפרויקט.
- עבודה מתודולוגית ומובנית לאורך כל התהליך.
- בניית אסטרטגיית רישוי.
- פיתוח וטיפוח תקשורת מקצועית עם כל בעלי העניין בפרויקט (הרשויות וצוות התכנון).
- ביצוע פעולות מבוססות מסמכים.
- פיתוח כלים לניהול ודיווח.
- קבלת החלטות תכנוניות מבוססות רישוי.
בפודקאסט שלנו, מי צריך היתר?!, הקדשנו פרק שלם לנושא איך מייצרים ודאות בפרויקט, מוזמנים להקשיב ולשתף