כלים לניהול הליכי רישוי

הקדמה

איך ניגשים לניהול פרויקטים בסטטוטוריקה ורישוי?

במהלך השנים פיתחנו בנתיבי הקמה מתודולוגיית עבודה שמאפשרת לייעל ולקצר את משך הליכי הרישוי ומייצרת ודאות לכל בעלי העניין בפרויקט: היזמים, האדריכלים וצוות התכנון. כחלק ממתודולגיית העבודה אנו בונים, עבור כל לקוח, כלי ניהול ייחודיים שתואמים את המטרות, האילוצים וסדרי העדיפויות כפי שהוגדרו באסטרטגיית הרישוי של הפרויקט.

במאמר זה נסקור את חלק מהכלים שפיתחנו ונסביר כיצד הם משמשים אותנו בניהול וקידום תבע"ות, היתרי בניה, אישורי אכלוס או כל הליך אחר.

טבלת סטטוס

השימוש: הקשר בין השלם לסך הפרטים – ניהול תהליכי ומשימתי בו זמנית

כלי ניהולי שמלווה כל פרויקט ברמה כזו או אחרת הוא טבלת סטטוס. זהו כלי שפיתחנו על מנת להתמודד עם אחד האתגרים המרכזיים בניהול הליכי רישוי והוא ניהול תהליכי ומשימתי בעת ובעונה אחת. בטבלת הסטטוס אנו מציגים צד אל צד את שלבי ההליך אל מול המשימות השוטפות.

הטבלה מאפשרת ניהול תהליכי ומשימתי של הפרויקט ע״י:

  • מתן אוריינטציה לשלב בו נמצא הפרויקט כרגע מבחינת ההליך השלם.
  • מעקב אחר התקדמות הפרויקט ברמה התהליכית.
  • פירוט של הפעולות/המשימות הנדרשות ע"מ לעבור לשלב הבא בהליך.
  • קביעת סדרי עדיפויות.
  • קביעת אחריות ולו"ז מחייב להשלמה של כל פעולה.

הליכים רלוונטיים: תב"ע, היתר בניה, אישורי אכלוס, רישיונות עסק.

Dashboard

השימוש: קבלת החלטות ברמה ניהולית גבוהה.

אחד האתגרים בניהול ריבוי פרויקטים ו/או אסטרטגיית רישוי הכוללת ריבוי הליכים הוא כיצד לשקף את הנעשה בפרויקט לכל בעלי העניין. בעוד שחלק מבעלי העניין חייבים להיות מעורבים בפרטים ופרטי הפרטים, אחרים זקוקים לכלי לקבלת החלטות ברמה הניהולית הגבוהה ביותר – לצורך כך פיתחנו את ה Dashboard. כלי שמציג את אחוז התקדמות הפרויקט, הפעולות בטווח קצר, ומסמן נתיבים קריטיים – כאלו שיכולים לעכב את התהליך בצורה משמעותית או אפילו לעצור אותו.

היתרונות בעבודה עם Dashboard הינם :

  • קבלת הבנה מיידית של קצב התקדמות הפרויקט.
  • הצגה של הפעולות שיש לבצע בטווח הקצר לצורך קידום הפרויקט.
  • קבלת החלטות לגבי אופן ומועד הטיפול בנתיבים הקריטיים בפרויקט.

כמו כל כלי ניהולי שאנו מפתחים גם ה Dashboard נותן שליטה ותורם לקיצור לוחות הזמנים הפרויקט.
מעבר לכך הוא מאפשר:

  • לשלוט בריבוי פרויקטים.
  • זיהוי מוקדם של נתיבים קריטיים ומתן פתרונות, תכנוניים או הליכיים מתאימים.
  • קבלת החלטות ברמה הניהולית הגבוהה ביותר לגבי אופן הטיפול בפרויקט.

צ'ק ליסט

השלב הראשון במתודולוגיית הניהול שפיתחנו בנתיבי הקמה הוא ריכוז, מיפוי וניתוח של כל נתוני הסטטוטוריקה והרישוי, לרבות סיכומים ותיאומים קודמים עם רשויות וגורמים מאשרים, חוות דעת שונות, הליכים נוספים וכד'.

כאשר מדובר בניהול הליכים מורכבים, בין אם מדובר בהובלת אסטרטגיה, הכוללת ניהול במקביל של מספר הליכים מהיררכיות שונות, או ניהול ריבוי פרויקטים עבור לקוח אחד, זיהינו צורך לשלוט בכמות וסוגי המידע הרלוונטיים לפרויקט. לצורך כך פיתחנו צ'ק ליסט שמאפשר לנו:

  • לרכז ולתעד איזה מידע התקבל.
  • להבין איזה מידע יש להשלים.
  • לייצר תשתית מידע שקופה שמאפשרת קבלת החלטות.

השימוש: הצ'ק ליסט הוא מסמך דינמי שמלווה את הפרויקט מתחילתו ועד סיומו ומתעדכן בהתאם. זו דרך עבורנו לרכז באופן ויזואלי את הסטטוטוריקה, הרישוי, סיכומי הפגישות והתיאומים הרלוונטיים, שעל בסיסם בונים את אסטרטגיית הרישוי של הפרויקט.

חשוב לציין כי הצ'ק ליסט יעיל במיוחד גם בניהול פרויקטים של קידום אישורי אכלוס. למעשה אנו ממליצים להתחיל את הטיפול בהליכים אלו מיד אחרי קבלת היתרי הבניה ואז הצ'ק ליסט ששימש אותנו בשלב ההיתר ממשיך ללוות את ההליכים עד לשלב האכלוס.

הליכים רלוונטיים: אישור אכלוס, בדיקות התכנות מורכבות.

קומפילציה תכנונית – מרחבית

השאלה הראשונה שכל מי שעוסק בנדל״ן שואל את עצמו היא מה וכמה ניתן לבנות?
לכן, בדיקה סטוטוטורית מעמיקה ומקיפה היא תמיד הצעד הראשון בכל פרוייקט שאנו מנהלים. בדיקה זו כוללת ריכוז, מיפוי וניתוח של כל החומר הסטטוטורי הרלוונטי לפרויקט לרבות תמ"אות, תכניות מתאר, תב"עות ועוד.
הבנה סטטוטורית מעמיקה של הפרויקט היא המפתח ליצירת אסטרטגיית רישוי, ניהול מקצועי, וקיצור לוחות הזמנים.

אולם , הבנת הסטטוטוריקה של כמעט כל מגרש בארץ היא מורכבת ביותר בשל:

  • ריבוי תוכניות, מסמכי מדיניות, הנחיות מרחביות ועוד.
  • מקרים רבים של סתירה בין מסמכי התכנון השונים החלים על המגרש.
  • ניסוחים עמומים של תקנוני תוכניות שמשאירים פתח רחב מידי לפרשנות (הן מצד יזמים והן מצד הרשות).

הדבר היחידי שמורכב יותר מהבנת הסטטוטוריקה, הוא הצגתה לבעלי העניין בפרויקט; גם כאשר מדובר בשועלי נדל"ן ותיקים ומנוסים.

הדבר מורכב אף יותר כאשר מדובר בפרויקטים בתחום התשתיות בהם:

  • יש מספר רב של מסמכים תכנוניים.
  • השטח הרלוונטי חוצה תחומי שיפוט עירוניים.
  • יש חשיבות מיוחדת להבנת הסטטוטוריקה שחלה על השטחים הגובלים באזור הרלוונטי לפרויקט.

הכלי הניהולי שפיתחנו ע״מ לעמוד בכל האתגרים האלו הוא קומפילציה תכנונית – מרחבית.

השימוש: שימוש בכלי זה מאפשר לנו:

  • לרכז באופן ברור שכבות רבות של מידע סטטוטורי.
  • ליצור בסיס משותף לשיח וקבלת החלטות בפרויקט.
  • לבצע תיאומים מבוססי מידע עם הרשויות והגורמים הרלוונטיים בפרויקט.

הליכים רלוונטיים: פרויקטי תשתיות, בדיקות התכנות, פרויקטי נדל"ן מורכבים.

מטריצה

זהו הכלי הניהולי האחרון שנסקור במאמר זה. מתודולגיית הניהול שלנו נשענת בראש ובראשונה על ידע מקצועי. זהו הבסיס לאסטרטגיית הרישוי, לקבלת החלטות ולקידום פרויקט מול הרשויות. בפרויקטים מורכבים במיוחד כמו פרויקטי תשתיות או פרויקטי נדל"ן בקנה מידה גדול זיהינו צורך להצליב מידע על מנת שנוכל לנהל בצורה אופטימלית את הפרויקט.
לצורך כך פיתחנו מטריצה שהיא למעשה כלי ניהולי משלים של הקומפילציה המרחבית.
השימוש: בעזרת המטריצה אנחנו מצליחים לרכז בדף אחד את הסטטוטוריקה החלה ואת הדרישות התכנוניות של כל מסמך.

עבודה בעזרת מטריצה מאפשרת לנו לנהל במקביל את כל עבודות התכנון הנדרשות מכוח תכניות החלות מה שקריטי כאשר מדובר במגרשים עליהם חלים מספר תוכניות.

הליכים רלוונטיים: פרויקטי תשתיות, בדיקות התכנות, פרויקטי נדל"ן מורכבים.

לסיכום

ניהול מקצועי של נושא הרישוי חייב לכלול שימוש בכלים ניהוליים הרלוונטיים לפרויקט. כל אחד מהכלים שאנו מציגים פה משמש אותנו בעבודה היומיומית שלנו לצורך יישום אסטרטגיית הרישוי, קיצור לוחות זמנים והגדלת הוודאות בפרויקט.

רוצה להתעדכן לגבי מה שקורה בתחום הרישוי?

נרשמים ומקבלים תכנים ישירות למייל פעם בחודש

כן, אני רוצה לשתף אתגר מקצועי

צור קשר